Om transparent mødepraksis
Grundlæggende forståelse
Hvis der fandtes en simpel løsning på de store mødeudfordringer i mange komplekse organisationer idag ……. så ville der ikke være store udfordringer. Selvom denne hjemmeside anviser en mødepraksis, så er det vigtigste formål med siden, at pege på de principper der afgør effekten af mødepraksis.
Til det formål har jeg skrevet tre artikler. De kan læses eller lyttes som “podcast” (indlæsning af artikler).
Artikel 1: Hvorfor holder vi egentlig så mange møder? – Grundlæggende forståelse af organisering i komplekse organisationer.
Denne artikel er skrevet for at “starte helt forfra”. Dvs.; vi taler om at “organisere” uden at vide hvad ordet dækker over. Vi fordømmer organisatorisk kompleksitet, uden at vide hvad det er.
Denne artikel påstår ikke at have et dækkende eller endegyldigt svar, men nok til at I kan starte en relevant diskussion i jeres ledergruppe.
Artikel 2: Krige vindes i generalens telt – Gundlæggende forståelse af matrixstruktur og formelle beslutningsmøder.
Jeg har og arbejdet i, og interesseret mig for “matrixstruktur” siden jeg studerede det i 2005,. Men først for nyligt vil jeg påstå at have en dækkende (og faktisk simpel) forklaring på hvad det er.
Globalt samarbejde i komplekse organisationer har betydet at matrixstruktur findes alle vegne, selvom vi ofte kalder det noget andet. Mange organisationer ledes dog som om enhedsprincippet stadig styrer (“govern”) og det er én af de primære grunde til “mødeinflation”.
Artikel 3: Titel stadig ukendt. Grundlæggende forståelse af transparent mødepraksis.
Den tredje artikel kommer til at give et eksempel på mødepraksis i en nutidig organisation, hvor AI og advanceret informationsdeling bruges til at sikre hurtig eksekvering.
Hvis du vil opnå dine højeste ambitioner og overvinde dine største udfordringer, så identificér og anvend det princip eller den naturlov, der styrer de resultater, du søger.
Stephen R. Covey
Udbytterige taktiske beslutningsmøder
Hvis du arbejder i en stor, kompleks organisation, så har du sikkert allerede en masse “taktiske beslutningsmøder”, f.eks. styregruppe-, komité- eller udvalgsmøder. Hvis det kniber med udbyttet af disse møder, kan “transparent mødepraksis” måske hjælpe jer.
Transparent mødepraksis skal ses som en del af virksomhedens operative model. Den tager afsæt i en forståelse af, at organisationsstruktur der er designet efter enhedsprincippet (alle har kun én chef), ikke er tilstrækkelig i en moderne organisation, hvor samarbejde går på tværs.
En del af den operative model (operating model)
“En organisation kan defineres som kollektiv handling struktureret med henblik på forfølgelsen af en fælles mission.” Henry Mintzberg
En operativ model beskriver hvordan personer, ressourcer og mentale konstruktioner (f.eks. strukturer og processer) koordineres for at fuldføre missionen.
I en transparent mødepraksis formaliseres de vigtigste beslutningsfora, og der skabes transparens i organisationen, så alle der er interesseret, kan forstå hvorfor de findes og hvilken værdi de skaber. Dermed indgår fora i organisationsstrukturen, som en ny dimension, der styrker samarbejdet på tværs i organisationen.
Møderne i de vigtigste beslutningsfora drives af kompetente facilitatorer, der mestrer en række digitale værktøjer, som sikrer at information fra møderne deles effektivt i organisationen.
Her illustreres hvordan transparent mødepraksis positioneres ift. “operativ model”, “organisationsstruktur” og “mødekultur”.
“Ultimately, a company’s value is just the sum of the decisions it makes and executes”
Harvard Business Review